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142|让大脑用来思考,而不是用来记事

你有没有过这样的感觉,好像有件什么重要的事没做,但就是想不起来,很焦虑。第二天,老板晨会的时候问你,你五雷轰顶,突然想起来了。或者你在出租车上有一个绝妙的想法,喜出望外,可到了办公室,就已经忘了那个想法是什么了,非常抓狂。遗忘,让时间管理失去了意义:连做什么都忘了,还管什么时间。那是因为你老了、不中用了?还是因为你天生蠢萌?都不是。

概念:GTD

瑞士巴塞尔大学研究发现,遗忘,是大脑的一种自我保护机制。通过遗忘,大脑会删除一些不必要的信息,腾出空间,让神经系统正常运转。破坏此过程,可能导致严重的精神疾病。这听上去很安慰人:原来,“过目不忘”才是病啊。可是,有些事真的很重要啊,尤其是在管理自己的工作和时间过程中,老板交代的任务、突如其来的灵感、项目关键的节点等等,这些都不能忘,那怎么办呢?

著名的时间管理人戴维·艾伦说:那就给你的大脑外接一个“移动硬盘”,把这些事,从你那不靠谱的大脑里挪过去吧。

他在他最著名的书《尽管去做》里,提出了一套“移动硬盘”式的时间管理方法:GTD(Get Things Done)。真有这么神奇吗?我自己用GTD来管理时间,已经有十几年了。帮助确实非常大。想让自己不因遗忘而焦虑,最重要的秘诀,是把所有的待处理事项,全部从大脑中清除出去,让大脑用来思考,而不是用来记事。

运用:GTD的三个核心

今天我就来与你聊聊这套方法,以及它的三个核心:收集、处理、回顾。

第一、收集。你需要一个“收集篮”,安放那些从大脑里清除出来的事项。在远古时代,也就是十几年前,很多人会用小本子做收集篮。但是小本子不便于检索。手机时代了,你可以试着把所有事情,收集到一些电子的篮子里,比如“印象笔记”。作为收集篮,印象笔记做得很不错。收到电子邮件,可以转发给印象笔记收集;看到好的微信文章,可以分享到印象笔记收集;看到一条有启发的新浪微博,可以@印象笔记收集;浏览器上看到一篇新闻,可以点印象笔记按钮收集;在得到里听了一本书,可以打开文稿同步到印象笔记收集;多看阅读里有很多读书笔记,可以自动建立印象笔记收集;突然有一个灵感,用手机上印象笔记的快捷键收集;收到一张名片,可以拍张照自动识别到印象笔记收集,等等。清空大脑,把所有事情100%放入收集篮,是GTD的第一步。

第二、处理。清空大脑之后,就要处理收集篮了。在电梯里,在出租车上,在飞机延误时,在一切零碎的时间,你都可以处理你的收集篮。处理收集篮中每一件事情,记住,你只有这6个选择:

删除。一时冲动放入收集篮,但现在看来毫无价值的事情,立刻删除。

归档。有价值的资料,比如微信文章、多看笔记等,移到“归档”目录。

将来/可能。这些事情你需要在某个点去做,但不是马上,比如写一篇文章,读一本书等,移到“将来/可能”目录。

等待。这件事需要指派其他人完成,那就立刻指派,比如让秘书订机票等,然后移到“等待”目录,再给这件事增加一个到时间提醒。

下一步行动。需要你亲自完成的,比如给老板发个会议纪要,打电话给客户做回访等,移到“下一步行动”目录。但是,如果这件事2分钟内就能做完,比如用“同意”批复一封邮件,那就别移了,立刻批复。

项目。对于下一步行动要很多步骤的,就已经是一个项目了。为项目建一个专门的目录,定期回顾处理。

记住,你只有这6个选择。一旦移出收集篮,再也不要放回来。收集篮在大多数情况下,也应该是空的。

第三、回顾。收集,是把事情从大脑中清空;处理,是把事情继续从收集篮清空。然后呢?然后就是回顾。什么是回顾?早上往办公室一坐,我今天干什么呢?打开“下一步行动”目录,一件一件做就好了。如果“下一步行动”里是空的呢?恭喜你。看看“项目”里哪些事情,有没有进展?“将来/可能”里那些事情,有没有值得做的?“等待”里那些事情,别人都完成了吗?都没有。太好了。但那也说明你实在是太空了。找点事情放入收集篮吧。然后,随时回顾、每天回顾、每周回顾。

小结:认识GTD

GTD,是一套“让大脑用来思考,而不是用来记事”的时间管理方法,通过借助外部工具,比如印象笔记,第一,清空大脑,把所有事情,100%放入收集篮;第二,处理收集篮,把事情用删除、归档、将来/可能、等待、下一步行动、项目的方法归类;第三,随时回顾、每天回顾、每周回顾,从分类中提取需要完成的事情,然后,行动。使用GTD的方法,可以让你心中无事,从而再忙也不焦虑,专注于思考和解决问题。



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